Congresorganisatie

Als congresorganisatie is KCM dé aangewezen partij om uw congres, meeting, symposium of event te organiseren. Dat zijn we omdat onze rijkelijke ervaring ons in staat stelt proactief en flexibel te anticiperen op elke opdracht.

Inzake congresmanagement maken we een tweedeling. U kunt de organisatie volledig in onze handen leggen, maar ook voor één of meerdere (losse) deeltaken kunt u ons inhuren.

Wat wij verstaan onder het complete congresmanagement en de individuele deeltaken hebben we u onderstaand overzicht weergegeven.

Projectmanagement en planning
Budgettering, (financiële) administratie
Sponsoren en barters
Drukwerk, website en mailing
Logistiek en accommodatie
Transfer
Programma- en sprekersbegeleiding
Sociaal programma, partnerprogramma en excursies
PR en communicatie
Deelnemersregistratie
Hotelreserveringen
Abstracthandling
Tentoonstellinghandling
On-site coördinatie en inzet personeel
Afhandeling / aftersales

Terug naar Diensten

Projectmanagement en planning

• Overleg en afstemming met opdrachtgever en advies inzake organisatie bijeenkomst zoals o.a. haalbaarheid van opzet programma.
• Gesprekspartner organisatiecomité. 
• Voorbereiden, opmaken en distribueren notulen.
• Opstellen en bewaken tijdsplanning en actielijst.
• Opstellen en bewaken draaiboek bijeenkomst.

Top

Budgettering, financiën en administratie

• Opstellen, bewaken en (wanneer relevant) bijstellen projectbegroting.
• Advies en ondersteuning bij oprichten stichting, inschrijving KvK.
• Coördinatie accountancywerkzaamheden.
• Verzorgen en coördineren aanvragen fondsen, subsidies en voorfinanciering.
• Openen en beheren van bankrekening congresstichting en/of beschikbaar stellen van rekening derde gelden.
• Opstellen tussentijdse financiële overzichten.

Top

Sponsoren en barters

• Advies inzake opstellen sponsorplan.
• Samenstellen sponsorbrochure.
• Contacteren mogelijke sponsors i.s.m. opdrachtgever.
• Organiseren sponsorbijeenkomsten.
• Sluiten overeenkomsten en afhandelen financiën en/of barters met sponsoren.
• Coördineren gesponsorde onderdelen zoals satellietsymposia, advertenties in drukwerk, leveren congrestas/map/schrijfblok, receptie, drankjes etc.

Top

Drukwerk, website en mailing

• Begeleiding opstellen huisstijl, briefpapier/enveloppen, first announcement, second announcement, programmaboek, abstractboek etc.
• Begeleiding zet- en drukwerk van bovengenoemde drukwerkitems.
• Samenstellen mailinglijsten t.b.v. verzenden van bijvoorbeeld brochures en persberichten.
• Begeleiding ontwerpen website, inclusief domeinregistratie en hosting.
• Coördinatie distributie mailing(s) per post of per email.

Top

Logistiek en accommodatie

• Adviseren over en zoeken van geschikte locatie / accommodatie.
• Onderhouden contact locatie / accommodatie.
• Coördineren afspraken inzake complete catering gedurende bijeenkomst (koffie/thee, lunch, receptie etc.).
• Advies inzetten (eventueel huur) audiovisuele middelen.
• Aankleding zalen verzorgen.
• Organiseren en coördineren van o.a. tolken, fotograaf, vervoersbegeleiders, EHBO- en garderobepersoneel.
• Advisering en afsluiten evenementenverzekering(en).
• Arrangeren posterborden, bewegwijzering en bloemdecoratie.

Top

Transfer

• Organiseren en coördineren pendeldiensten tussen verblijfadressen deelnemers en locatie.
• Organiseren transfer deelnemers tijdens de bijeenkomst en gedurende sociale programma’s.

Top

Programma en sprekersbegeleiding

Programma begeleiding

• Proactief meedenken en voorstellen opperen inhoud en opzet programma.
• Mogelijke sprekers en dagvoorzitters initiëren.

Sprekersbegeleiding

• Coördineren van organisatorische afspraken met sprekers en dagvoorzitters (o.a. declaraties, wensen AV-middelen, reis- en hotelboekingen).
• Correspondentie met sprekers omtrent aanleveren van samenvattingen en presentaties.
• Bewaken van deadlines.
• Ontvangen en begeleiden sprekers voor, tijdens en na bijeenkomst.

Top

Sociaal programma, partnerprogramma en excursies

• Diverse vormen van entertainment tijdens bijvoorbeeld recepties, ontvangsten, feestavonden en diners organiseren.
• Opstellen partnerprogramma’s (eventueel i.s.m. extern evenementenbureau).
• Organiseren van excursies in aansluiting op het programma.
• Onderhouden contacten met leveranciers inzake alle logistieke zaken.
• Begeleiden vervoer tussen congreslocatie, verblijfsadressen deelnemers en diverse locaties.

Top

PR en communicatie

• Advisering inzake promotie- en publiciteitsplan.
• Opstellen benodigde persuitingen.
• Advies, coördinatie, productie en plaatsing advertenties in vakbladen, magazines etc.
• Verzamelen relevante persadressen i.s.m. externe partijen.
• Samenstellen persmap.
• Coördinatie fotograaf.
• Organisatie persbijeenkomsten.

Top

Deelnemersregistratie

• Voeren secretariaat als aanspreekpunt voor deelnemers / sprekers.
• Verwerken registraties deelnemers / sprekers.
• Financiële administratie m.b.t. acceptatie creditcards en/of bankoverboekingen.
• Verzenden deelnamebevestiging inclusief betalingsoverzicht en hotelreservering.
• Debiteurenbeheer (indien nodig betalingsherinneringen en aanmaningen versturen).
• Leveren badges en deelnemerslijsten.
• Opstellen en distribueren bewijs van deelname bijeenkomst.

Top

Hotelreserveringen

• Voorstellen en opteren hotels in diverse prijscategorieën.
• Kamerindeling deelnemers / sprekers.
• Financiële administratie deelnemers / sprekers m.b.t. hotelreserveringen.
• Verzenden deelnamebevestiging inclusief betalingsoverzicht en hotelvoucher.

Top

Abstracthandeling

• Ontwerpen webpagina waarop deelnemers hun abstracts kunnen indienen.
• Verwerken en controleren gegevens zoals auteurs, titels, thema’s en abstract-teksten.
• Doorzenden abstracts naar reviewers.
• Verzorgen overzichten ontvangen abstracts.
• Verwerken beoordelingen en commentaren reviewers.
• Voeren secretariaat en beantwoorden vragen, alsmede periodieke terugkoppeling naar wetenschappelijk comité.
• Verzenden acceptatie- of afwijzingsbrieven naar sprekers / presentatoren.
• In kaart brengen en coördineren audiovisuele wensen sprekers / presentatoren.
• Opstellen zaalindeling en tijdsindeling.
• Aanleveren stukken voor productie abstractboek en/of dvd.

Top

Tentoonstellinghandling

• Uitnodigen potentiële exposanten.
• Verkopen standruimten.
• Contacten met toeleveranciers onderhouden inzake o.a. standbouw, vloerbekleding, aankleding, meubilair, water, elektriciteit en telecommunicatie.
• Ontwerpen plattegrond.
• Indelen stands.
• Exposantenlijst opstellen.
• Verzenden alle benodigde informatie omtrent op- en afbouw.
• Financiële administratie en secretariaat voeren.
• Coördineren op- en afbouw stands.

Top

On-site coördinatie en inzet personeel

• Ontvangst en registratie deelnemers, sprekers, exposanten, pers etc.
• Coördinatie en regievoering ter plaatse: draaiboekcontrole.
• Organisatie, briefing en aansturen van o.a. hostesses, registratiemedewerkers en projectleiders.
• Controle op sociale programma’s en partnerprogramma’s.
• Begeleiding excursies.

Top

Afhandeling / aftersales

• Verzenden bedankbrieven.
• Coördinatie evaluatie deelnemers, sprekers etc.
• Bijwerken deelnemersbestand.
• Verwerken betalingen en opstellen eindrealisatie.
• Evaluatie met opdrachtgever(s).

Top of Terug naar Diensten